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Dokumentenmanagement

Jedes Unternehmen muss täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten umgehen – Briefe, Faxe, Emails, Akten und andere. Diese Dokumente und die in ihnen enthaltenen Informationen sind nicht nur wertvoll und wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens, sondern oftmals auch steuer- oder handelsrechtlich relevant.

Die Handhabung der Dokumentenflut gestaltet sich jedoch leider oft schwierig. Ablage- und Ordnungssysteme sind schnell überlastet, was die Transparenz und Arbeitsgeschwindigkeit eines Unternehmens schnell in Mitleidenschaft zieht. Nicht selten ergibt sich die paradoxe Situation, dass die Mitarbeiter mit steigender Informationsmenge, immer schlechter informiert sind. 
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind die Lösung dieses Problems! Durch den Einsatz eines DMS erhalten Sie die Möglichkeit, das vorhandene Wissen in Ihrem Unternehmen zu bündeln, zu verwalten und in Sekundenschnelle von jedem Bildschirmarbeitsplatz aus darauf zugreifen zu können. Dadurch steigen nicht nur Informa­tions­stand und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, sondern insbesondere auch deren Auskunftsbereitschaft. Dies hilft dabei, alltägliche Arbeitsabläufe erheblich zu optimieren. 

Außerdem garantiert ein gutes Dokument-Management-System mühelos die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur revisionssicheren Dokumentation und schützt vor unbefugten Zugriff auf Unternehmensdaten. 

Die wichtigsten Features: 

• Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Anwender 
• Geringer Platzbedarf im Vergleich zum Papier-Archiv 
• Kurzfristige elektronische Verfügbarkeit und mobile Anbindung möglich
• Integration in betriebswirtschaftliche Systeme
• Schnelle und komfortable Recherche 
• Automatisierung der Geschäftsprozesse durch 
Workflow-Management
• Effizienzsteigerung durch die Automatisierung von 
Teilschritten
• Erhöhte Auskunftsfähigkeit 
• Arbeitslast wird durch Stellvertreterregelungen besser unter den Mitarbeitern verteilt 
• Hohe Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Daten 
• Automatisierte, gesetzeskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung